Dalla riunione inefficiente alla collaborazione strategica: guida completa per professionisti

Introduzione

Una riunione aziendale strategica è un incontro fondamentale per un’organizzazione, durante il quale i leader si riuniscono per definire e affinare la direzione futura dell’azienda. Attraverso un’attenta analisi della situazione attuale, delle opportunità e delle minacce, i partecipanti collaborano per stabilire obiettivi chiari, priorità ben definite e strategie efficaci.

L’obiettivo principale è quello di allineare gli sforzi di tutti i membri dell’organizzazione verso una visione comune, promuovendo la collaborazione e garantendo che le decisioni prese siano coerenti con gli obiettivi a lungo termine dell’azienda.

Riunioni Inefficaci

La sfida principale risiede nel trasformare le riunioni da semplici momenti di incontro a vere e proprie occasioni di co-creazione e di sviluppo. Numerosi studi dimostrano che la maggior parte delle riunioni aziendali è percepita come una perdita di tempo e un ostacolo alla produttività.

Le cause principali di questa inefficienza sono chiare:

• Mancanza di chiarezza sugli obiettivi: l’assenza di un obiettivo specifico e misurabile crea perdita di tempo e confusione;
• partecipazione non attiva: la dominanza di alcuni partecipanti, la scarsa interazione e il disinteresse portano la riunione all’insuccesso;
• agenda non strutturata: l’assenza di un ordine del giorno chiaro e di una gestione efficace del tempo rende la giornata farraginosa;
• dinamiche di gruppo disfunzionali: i conflitti interpersonali, le difficoltà di comunicazione e la mancanza di leadership procrastina la soluzione dei problemi immediati;
• scarsa preparazione: se i partecipanti non sono preparati e mancano i materiali di supporto, il livello dell’azienda.

Obiettivi di una Riunione Efficace

Una riunione efficace dovrebbe perseguire obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Attinenti, Realistici, Temporizzati).

Gli obiettivi possono riguardare aree di competenza specificate o da specificare:

1. Decision making: come prendere decisioni importanti e raggiungere un consenso;
2. risoluzione di problemi: come identificare e risolvere problemi complessi;
3. generazione di idee: come stimolare la creatività e sviluppare nuove soluzioni;
4. allineamento strategico: come allineare i team e i singoli individui sugli obiettivi aziendali;
5. fornire feedback: come valutare i progressi e fornire feedback costruttivo.

Le difficoltà nell’organizzazione delle riunioni

Gli ostacoli che impediscono il raggiungimento di questi obiettivi sono molteplici.

Partiamo dalla cultura aziendale.
Una cultura aziendale poco orientata alla collaborazione e alla comunicazione aperta può ostacolare l’efficacia delle riunioni.

La mancanza di competenze di facilitazione e di comunicazione efficace può compromettere la dinamica di gruppo. L’utilizzo di strumenti digitali non adeguati può limitare la collaborazione e la produttività. Un carico di lavoro elevato può portare i partecipanti a essere distratti e meno coinvolti.

Cosa dobbiamo fare?

Per superare questi ostacoli e trasformare le riunioni in esperienze produttive, è fondamentale seguire alcuni consigli pratici:

1. Definire chiaramente l’obiettivo della riunione, selezionare i partecipanti giusti e preparare un’agenda dettagliata;
2. assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di partecipare e che le discussioni siano focalizzate sull’obiettivo;
3. curare l’ambiente fisico e psicologico della riunione per favorire la comunicazione aperta e la collaborazione;
4. valutare l’efficacia delle riunioni attraverso indicatori chiave di performance (KPI) e raccogliere il feedback dei partecipanti;
5. impiegare tecniche come il brainstorming, il world café e il metodo del consenso per stimolare la partecipazione e la creatività.

Brainstorming

Cosa è: è una tecnica di gruppo che permette di generare un gran numero di idee in poco tempo, senza giudizio. Tutti i partecipanti sono incoraggiati a esprimere liberamente le proprie idee, anche le più bizzarre.

Come funziona: si parte da un problema o da una domanda e si invitano i partecipanti a proporre tutte le soluzioni possibili, senza censurare alcuna idea. Successivamente, le idee vengono raccolte e analizzate per individuare quelle più promettenti.

World Cafè

Cosa è: è un metodo collaborativo che favorisce il dialogo e lo scambio di idee tra i partecipanti.

Come funziona: i partecipanti sono divisi in piccoli gruppi e invitati a discutere di un tema specifico. Successivamente, i gruppi ruotano e i partecipanti portano i risultati delle loro discussioni al nuovo gruppo. Questo processo viene ripetuto più volte, permettendo ai partecipanti di confrontarsi con diverse prospettive e di costruire una visione condivisa.

Entrambe queste tecniche sono utili per:

• Stimolare la creatività: incoraggiando i partecipanti a pensare “out of the box”;
• favorire la partecipazione: rendendo tutti i partecipanti attivi e coinvolti nella discussione;
• generare nuove idee: ampliando il numero di soluzioni possibili per un problema;
• costruire consenso: facilitando il raggiungimento di un accordo tra i partecipanti.

Queste tecniche possono essere facilmente adattate alle riunioni virtuali utilizzando strumenti di collaborazione online:

• Lavagne virtuali: per visualizzare e organizzare le idee generate;
• Breakout room: per dividere i partecipanti in gruppi più piccoli e facilitare le discussioni;
• Chat: per condividere idee e commenti in tempo reale.

L’utilizzo di tecniche come il brainstorming e il world café può trasformare le riunioni virtuali in esperienze più coinvolgenti e produttive, favorendo la generazione di nuove idee e il raggiungimento di obiettivi condivisi

La tecnica del consenso

La tecnica del consenso è un metodo di decisione di gruppo che mira a raggiungere un accordo ampio e condiviso su una proposta o una decisione. A differenza della votazione maggioritaria, dove prevale l’opinione della maggioranza, il consenso cerca di coinvolgere tutti i partecipanti e di trovare una soluzione che sia accettabile per tutti o quasi tutti.

Come funziona la tecnica del consenso nelle riunioni aziendali:

1. Discussione approfondita: si inizia con una discussione aperta e approfondita dell’argomento, incoraggiando tutti i partecipanti a esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni;
2. ricerca di soluzioni: si cerca di trovare una soluzione che soddisfi i bisogni e le preoccupazioni di tutti i partecipanti;
3. consenso attivo: il consenso non significa unanimità, ma significa che tutti i partecipanti hanno avuto l’opportunità di esprimere le proprie opinioni e che nessuno si oppone in modo significativo alla decisione finale;
4. blocco e risoluzione: se un partecipante ha forti obiezioni, il gruppo si impegna a trovare una soluzione che soddisfi anche le sue preoccupazioni;
5. facilitatore: è spesso utile avere un facilitatore neutrale che guidi la discussione e assicuri che tutti abbiano la possibilità di partecipare.

Vantaggi della tecnica del consenso:

1. Maggiore coinvolgimento: tutti i partecipanti si sentono ascoltati e valorizzati;
2. decisioni di qualità: le decisioni prese per consenso tendono ad essere più sostenibili e durature;
3. rafforzamento delle relazioni: il consenso contribuisce a costruire relazioni più forti e collaborative all’interno del gruppo;
4. maggiore impegno: i partecipanti sono più propensi a impegnarsi nell’attuazione delle decisioni prese per consenso.

Svantaggi della tecnica del consenso:

1. Tempo: può richiedere più tempo rispetto ad una votazione maggioritaria;
2. difficoltà: può essere difficile raggiungere un consenso su questioni complesse o quando ci sono interessi contrastanti;
3. dominanza: se non gestito correttamente, il processo può essere dominato da pochi individui.

Quando utilizzare la tecnica del consenso:

• Per le decisioni importanti: quando le decisioni hanno un impatto significativo sull’organizzazione o sui membri del gruppo;
• con i gruppi coesi: quando il gruppo ha una storia di collaborazione e fiducia reciproca;
• per questioni complesse: quando è necessario considerare diverse prospettive e trovare una soluzione che soddisfi tutti.

La tecnica del consenso è uno strumento potente per prendere decisioni di gruppo in modo inclusivo e democratico. È importante valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi di questo metodo prima di applicarlo in una riunione.

 Altri Strumenti

Esistono numerosi strumenti e soluzioni che possono supportare l’organizzazione di riunioni efficaci:

1. Per facilitare la condivisione di documenti e la comunicazione asincrona utilizziamo piattaforme di collaborazione;
2. per organizzare riunioni virtuali e ridurre i costi di viaggio investiamo su software di videoconferenza;
3. per ottimizzare la durata delle riunioni e rispettare l’agenda impieghiamo le applicazioni per la gestione del tempo;
4. per stimolare la creatività e visualizzare le idee esistono gli strumenti per il brainstorming visivo;
5. per sviluppare le competenze di facilitazione e di comunicazione dei partecipanti proponiamo i programmi di formazione.

Le riunioni rappresentano un’opportunità unica per migliorare la collaborazione, l’innovazione e la produttività all’interno delle organizzazioni. Investendo tempo e risorse nella pianificazione e nella conduzione di riunioni efficaci, le aziende possono ottenere risultati significativi e raggiungere i propri obiettivi strategici.

Le Riunioni Virtuali

Come organizzarle

1. Scegliere la piattaforma giusta: la scelta della piattaforma dipende dalle dimensioni del gruppo, dalle funzionalità richieste (condivisione schermo, registrazione, breakout room) e dal budget disponibile. Alcune delle piattaforme più popolari includono Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Skype;
2. inviare inviti dettagliati: l’invito deve contenere tutte le informazioni necessarie: data, ora, argomento, link di accesso, eventuali materiali di preparazione e istruzioni per l’accesso;
3. preparare l’agenda: un’agenda dettagliata aiuta a mantenere la riunione focalizzata e a rispettare i tempi;
4. verificare la tecnologia: assicurarsi che la connessione internet sia stabile e che tutti i partecipanti dispongano dell’attrezzatura necessaria (microfono, webcam, cuffie);
5. creare un ambiente adatto: chiedere ai partecipanti di trovare un luogo tranquillo e privo di distrazioni per partecipare alla riunione.

Programmazione delle Riunioni Virtuali

1. Considerare i fusi orari: se i partecipanti si trovano in diverse zone del mondo, è fondamentale trovare un orario che sia comodo per tutti;
2. rispettare la durata: le riunioni virtuali tendono a essere più faticose rispetto a quelle in presenza. È quindi consigliabile limitare la durata delle riunioni a un massimo di un’ora;
3. pianificare pause regolari: anche nelle riunioni virtuali è importante fare delle pause per permettere ai partecipanti di rilassarsi e riprendere concentrazione.

Come Rendere le Riunioni Virtuali Efficaci 

• Coinvolgere attivamente i partecipanti: utilizzare sondaggi, break-out room e attività interattive per mantenere alta l’attenzione e incoraggiare la partecipazione;
• utilizzare strumenti di collaborazione: lavagne virtuali, chat e strumenti di condivisione dello schermo possono facilitare la collaborazione e il brainstorming;
• stabilire delle regole: definire delle regole di comportamento per garantire un ambiente di lavoro costruttivo e rispettoso;
• registrare la riunione: se necessario, registrare la riunione per consentire ai partecipanti assenti di recuperare le informazioni e per avere una documentazione utile;
• seguire un resoconto: inviare un breve resoconto della riunione con i punti chiave, le decisioni prese e le azioni da intraprendere.

In conclusione

Per ottenere risultati durante una riunione è necessario minimizzare le distrazioni ambientali e incoraggiare i partecipanti a disattivare le notifiche. Ma anche preparare un piano B in caso di problemi di connessione e fornire assistenza tecnica ai partecipanti. Inoltre è fondamentale utilizzare strumenti interattivi e incoraggiare i partecipanti ad accendere la videocamera e fare pause regolari per incoraggiare i partecipanti a prendersi cura della propria postura.